Wie lässt sich jede Phase absichern, um Medikationsfehler zu reduzieren?  

Im Krankenhaus besteht der Medikationsprozess aus vielen aufeinander aufbauenden Schritten: von der Medikationsanamnese und Verordnung über die pharmazeutische Prüfung und Bereitstellung bis zur Anwendung und anschließenden Bewertung von Wirkung und Verträglichkeit. Damit dieser Ablauf sicher funktioniert, müssen die relevanten Informationen in jeder Phase vollständig, eindeutig und rechtzeitig vorliegen.

Besonders fehleranfällig sind die Übergänge. Fehlen Angaben, ist eine Dosierung missverständlich oder steht ein Präparat nicht zur Verfügung, kann sich das schnell auf die nächsten Schritte auswirken. Ein sicherer Medikationsprozess braucht deshalb nicht nur gute Einzelmaßnahmen, sondern ein Zusammenspiel von ärztlicher Entscheidung, pharmazeutischer Prüfung, pflegerischer Durchführung und Logistik.

Was ist der Medikationsprozess?

Definition

Zum Medikationsprozess gehören alle fachlichen und logistischen Schritte, die eine Arzneimitteltherapie von der Planung bis zur Überwachung durchläuft. Für den stationären Bereich lassen sie sich in fünf zentrale Phasen zusammenfassen:

• Verordnung
• Pharmazeutische Validierung
• Abgabe und Bereitstellung
• Verabreichung
• Therapeutisches Monitoring

Warum ist er für die Patientensicherheit entscheidend

Der Medikationsprozess endet nicht mit der Verabreichung. Ergebnisse aus dem Monitoring können eine Anpassung oder eine neue Verordnung notwendig machen. Ebenso wichtig sind Verlegungen und Entlassungen: Änderungen müssen dort zuverlässig in den Medikationsplan und die weitere Versorgung übernommen werden. Der Aktionsplan AMTS 2026–2029 hebt vollständige und aktuelle Informationen an diesen Sektorengrenzen ausdrücklich hervor. 

Arzneimitteltherapiesicherheit (AMTS) ist die Gesamtheit der Maßnahmen, die einen optimalen Medikationsprozess gewährleisten und Medikationsfehler sowie damit verbundene vermeidbare Risiken verringern sollen. Ein Medikationsfehler ist eine unbeabsichtigte, grundsätzlich vermeidbare Abweichung vom optimalen Ablauf, die zu einer Schädigung führen kann. Er ist nicht mit jeder unerwünschten Arzneimittelwirkung gleichzusetzen und kann von der Verordnung bis zur Anwendung auftreten.

Was sind die wichtigsten Risiken im Medikationsprozess?

Viele Fehler entstehen nicht an einem einzelnen Arbeitsschritt, sondern dort, wo Informationen oder Verantwortung weitergegeben werden. Unvollständige Daten, Medienbrüche, ähnlich aussehende oder klingende Präparate und Zeitdruck spielen dabei eine wichtige Rolle. Besondere Aufmerksamkeit brauchen außerdem Hochrisikoarzneimittel, Polypharmazie sowie Aufnahme, Verlegung und Entlassung.

Verordnungsfehler

Fehlen bei der Aufnahme Informationen zur bisherigen Medikation oder ist eine Dosierung unklar, kann sich dieser Fehler durch den gesamten weiteren Prozess ziehen.

Abgabefehler

Bei der Abgabe können vor allem Präparat, Stärke, Darreichungsform oder Empfänger verwechselt werden. Dann ist nicht mehr sichergestellt, dass das richtige Arzneimittel zur richtigen Zeit beim richtigen Patienten ankommt.

Verabreichungsfehler

Fehler bei Patientenidentifikation, Dosis, Zeitpunkt oder Applikationsweg wirken sich unmittelbar auf den Patienten aus.

Lieferengpässe

Ist ein benötigtes Präparat nicht verfügbar, müssen häufig kurzfristig Ersatz- oder Notfalllösungen gefunden werden. Dadurch steigt das Risiko ungeplanter Therapieänderungen.

Lücken in der Rückverfolgbarkeit

Wenn Daten zwischen Systemen fehlen oder Buchungen erst später erfolgen, wird die Zuordnung von Bestand, Entnahme, Anwendung und Rückgabe unnötig schwierig.

Die fünf Phasen des Medikationsprozesses

1. Verordnung: vollständige Informationen und eindeutige Anordnungen

Eine sichere Verordnung beginnt mit vollständigen Informationen. Dazu gehören Indikation, Allergien, Medikationsanamnese, relevante Diagnosen sowie Nieren- und Leberfunktion. Gerade bei der Aufnahme sollte die tatsächlich eingenommene Medikation einschließlich Selbst- und Bedarfsmedikation mit den verfügbaren Quellen abgeglichen werden. Bleiben Angaben unklar, müssen sie sichtbar gekennzeichnet und geklärt werden.

Worauf es in der Praxis ankommt:

• Die Medikationsanamnese bei Aufnahme mit verfügbaren Quellen abgleichen und ungeklärte Angaben sichtbar kennzeichnen.
• Pflichtfelder, Dosisgrenzen und priorisierte Warnungen nutzen; mehrdeutige Abkürzungen und Dezimalangaben vermeiden. Das Aktionsbündnis Patientensicherheit (APS) empfiehlt eine lesbare, eindeutige und für alle beteiligten Berufsgruppen verständliche Dokumentation der Verordnung.

2. Pharmazeutische Validierung: Risiken vor der Abgabe erkennen

Bei der pharmazeutischen Validierung wird geprüft, ob eine Verordnung für den einzelnen Patienten plausibel und praktisch umsetzbar ist. Im Blick stehen unter anderem Indikation, Dosierung, Applikationsweg, Therapiedauer, Interaktionen, Doppelmedikation, Kontraindikationen und Organfunktion. Hinzu kommen praktische Fragen, etwa zur Teilbarkeit, Sondengabe, Verdünnung, Infusionsdauer oder Kompatibilität.

Praktisch wichtig:

• Risikobasierte Arbeitslisten einsetzen, um Hochrisikoarzneimittel, auffällige Laborwerte und komplexe Therapien zuerst zu bearbeiten.
• Pharmazeutische Interventionen und daraus resultierende Änderungen unmittelbar im gemeinsamen System dokumentieren.

Nach § 27 ApBetrO gewährleistet die Leitung der Krankenhausapotheke die bedarfsgerechte Bereitstellung und pharmazeutische Beratung für eine sichere, zweckmäßige und wirtschaftliche Arzneimitteltherapie.

Die §§ 26 bis 33 ApBetrO regeln unter anderem Leitung, Personal, Räume, Vorratshaltung, Abgabe, Stationskontrollen und Dienstbereitschaft. Maßgeblich ist die geltende Fassung.

3. Abgabe und Bereitstellung: das richtige Arzneimittel verfügbar machen

Zwischen Freigabe in der Apotheke und Übergabe an die Station dürfen keine Informationen verloren gehen. Präparat, Stärke, Darreichungsform, Menge, Lagerbedingungen und Empfänger müssen eindeutig bleiben. Nach § 31 ApBetrO ist die Abgabe an Stationen nur aufgrund einer Einzelverschreibung oder einer schriftlichen beziehungsweise elektronischen Anforderung zulässig; zudem sind Arzneimittel vor unbefugtem Zugriff zu schützen.

Für die Umsetzung wichtig:

• Identität, Stärke, Charge und Empfänger an kritischen Übergaben barcodegestützt prüfen und Ausnahmen nachvollziehbar dokumentieren.
• Mindestbestände, Verfalldaten, Kühlbedingungen und Rückrufe systematisch überwachen; § 32 Abs. 1 und 3 ApBetrO verlangt mindestens halbjährliche Kontrollen der Stationsbestände und deren dokumentierte Auswertung.

4. Verabreichung: den letzten Abgleich am Patienten durchführen

Vor der Abgabe findet der letzte Abgleich direkt am Behandlungsort statt: Stimmen Patient, Arzneimittel, Dosis, Zeitpunkt, Applikationsweg und Anordnung überein? Warnmeldungen aus Barcode- oder Scanprozessen sollten nicht routinemäßig übergangen, sondern geprüft und angemessen bearbeitet werden. Bei definierten Hochrisikoprozessen sind unabhängige Doppelkontrollen und eine möglichst störungsarme Vorbereitung besonders wichtig.

Am Behandlungsort besonders wichtig:

• Patient, Arzneimittel und dokumentierte Anordnung unmittelbar am Behandlungsort abgleichen; Scanwarnungen nicht routinemäßig übergehen.
• Unterbrechungen bei der Vorbereitung begrenzen und Doppelkontrollen bei definierten Hochrisikoprozessen tatsächlich unabhängig durchführen.

5. Therapeutisches Monitoring: Wirkung und Risiken systematisch bewerten

Monitoring sollte nicht erst beginnen, wenn Probleme auftreten. Schon bei der Verordnung sollten Therapieziel, relevante Messwerte, Kontrollzeitpunkte und mögliche Reaktionen auf auffällige Befunde feststehen. Je nach Therapie können etwa Nierenfunktion, Elektrolyte, Blutbild, Gerinnung, Wirkstoffkonzentrationen oder klinische Symptome entscheidend sein.

Für das Monitoring sinnvoll:

• Therapieziel, Kontrollparameter und -zeitpunkte, Grenzwerte und Reaktionsweg bereits bei der Verordnung festlegen.
• Änderungen, Absetzgründe und offene Kontrollen bei Verlegung und Entlassung strukturiert übergeben; die WHO empfiehlt dafür einen formalen Medikationsabgleich.

Wie lässt sich jede Phase absichern?

Organisatorische Grundlagen

Technik kann viele Kontrollen erleichtern, funktioniert aber nur dann zuverlässig, wenn die organisatorischen Grundlagen stimmen. Deshalb sollte der Medikationsprozess nicht innerhalb einzelner Berufsgruppen oder Abteilungen betrachtet werden, sondern als gemeinsamer Ablauf. Dazu gehören:

• Ein verbindliches Arzneimittelsortiment und standardisierte Arbeitsanweisungen schaffen eine gemeinsame Grundlage.
• Für lokal definierte Hochrisikoarzneimittel sollte eine aktuelle Liste mit konkreten Schutzmaßnahmen verfügbar sein.
• Für Anamnese, Validierung, Freigabe, Anwendung und Monitoring braucht es klar zugeordnete Verantwortlichkeiten.
• Meldungen aus Fehlermelde- und Pharmakovigilanzsystemen sollten konstruktiv ausgewertet und in Verbesserungen übersetzt werden.

Schulung der Fachkräfte

• Schulungen sollten sich nicht auf die Bedienung neuer Systeme beschränken. Mitarbeitende müssen ihre Rolle, typische Fehlersituationen und die vorgesehenen Eskalationswege kennen. Prozessbeobachtungen und Audits zeigen anschließend, ob diese Regeln im Alltag tatsächlich funktionieren.

Standardisierung der Prozesse

• Einheitliche SOPs schaffen Orientierung, müssen aber auch zu den realen Abläufen passen. Neben dem Normalbetrieb brauchen sie klare Regeln für Ausnahmen, etwa bei System-, Netzwerk- oder Geräteausfällen. Übergaben sollten dabei genauso eindeutig beschrieben sein wie Notfallverfahren.

Für die Steuerung reichen wenige, sinnvoll gewählte Kennzahlen. Dazu können vollständig abgeglichene Aufnahmemedikationen, Bearbeitungszeiten pharmazeutischer Interventionen, nicht verabreichte Dosen oder Bestandsdifferenzen gehören. Entscheidend ist, dass die Kennzahlen zur Verbesserung des Prozesses genutzt werden und nicht zur Suche nach individuellen Schuldzuweisungen.

Welche Rolle spielen neue Technologien?

Digitalisierung kann besonders dort helfen, wo heute Informationen mehrfach übertragen oder zwischen verschiedenen Systemen gesucht werden müssen. Ziel ist ein durchgängiger Datenfluss von der elektronischen Verordnung über Apothekensoftware und Logistik bis zu Stationslager, Verabreichungsdokumentation und Befunden. Das Bundesministerium für Gesundheit (BMG), der Bundesverband Deutscher Krankenhausapotheker e.V. (ADKA) und APS betonen diese berufsgruppenübergreifende digitale Gestaltung ebenfalls.

Gesicherte Cabinets

Automatisierte Cabinets können Zugriffe auf berechtigte Personen und konkrete Anforderungen begrenzen. Werden Entnahmen, Rückgaben und Korrekturen mit Benutzer, Zeitpunkt, Ort und – soweit vorgesehen – Patientenkontext dokumentiert, entsteht daraus eine deutlich bessere Nachvollziehbarkeit der Arzneimittelbewegungen.

Elektronische Bestandsführung

Aktuelle Bestandsdaten erleichtern Nachbestellung, Mindestmengensteuerung, Verfalldatenkontrolle und die Suche nach verfügbaren Medikamenten. Gleichzeitig braucht jedes System einen klaren Plan für Situationen, in denen Packungen nicht scanbar sind, Technik ausfällt oder eine dringliche Entnahme notwendig wird.

Zentrale Bestandstransparenz mit MedXpert

MedXpert führt Bestands- und Nutzungsinformationen aus angebundenen Systemen zusammen. Dadurch lassen sich Bestände über mehrere Lagerorte hinweg betrachten, die Nachbefüllung vorbereiten und Bewegungen leichter nachvollziehen. Wie weit das im Einzelfall reicht, hängt von den vorhandenen Schnittstellen und der jeweiligen Konfiguration ab.

Welchen Beitrag kann Automatisierung im Krankenhaus leisten?

Der Nutzen von Automatisierung lässt sich aus mehreren Blickwinkeln betrachten. In der Praxis sind vor allem fünf Bereiche relevant:

• Patientensicherheit: Geführte Entnahme, Zugriffsregeln und Warnhinweise können das Risiko von Verwechslungen minimieren und unkontrollierte Entnahmen begrenzen.
• Rückverfolgbarkeit und Regulatorik: Wenn Benutzer, Zeitpunkt, Ort und Bestandsbewegung zusammen dokumentiert werden, lassen sich Vorgänge und Abweichungen für interne Kontrollen und Audits leichter nachvollziehen. Die Automatisierung unterstützt den Nachweis, ersetzt aber keine regelkonforme Prozessgestaltung.
• Bestandsqualität und Verfügbarkeit: Transparente Lagerorte, Mindestbestände, Verfalldaten und Nachbestellvorschläge unterstützen eine bedarfsgerechte Bevorratung und Verfügbarkeit von Arzneimitteln.
• Effizienz und klinische Arbeitszeit: Automatisierte Buchungen, Kommissionierung und Dokumentation können manuelle Routinen reduzieren und damit Zeit für pharmazeutische, klinische und patientennahe Aufgaben freisetzen.
• Prozesssteuerung: Eine gemeinsame Datenbasis unterstützt Kennzahlen, priorisierte Arbeitslisten und die gezielte Bearbeitung von Bestands- oder Prozessabweichungen.

Wie groß der Nutzen tatsächlich ist, hängt von Prozessen, Datenqualität, Schnittstellen, Schulung und kontinuierlicher Verbesserung ab. Ein System allein kann Schwächen im Prozess nicht ausgleichen.

Eine prospektive Beobachtungsstudie auf 16 Stationen fand bei automatisierten Cabinets weniger Fehler beim Stellen von Medikamenten, weniger Unterbrechungen sowie kürzere Vorbereitungszeiten. Die Ergebnisse sollten allerdings nicht allein den Cabinets zugeschrieben werden: Auf diesen Stationen kamen zusätzlich elektronische Verordnungssysteme und separate Vorbereitungsräume zum Einsatz.

Vier Nachhaltigkeitsziele im Medikationsmanagement

Auch beim Thema Nachhaltigkeit kann Automatisierung einen Beitrag leisten. Vier Ziele sind dabei besonders greifbar, sofern die Ergebnisse im Krankenhaus tatsächlich gemessen werden:

• Überbestände und Verfall verringern, damit weniger Arzneimittel ungenutzt verloren gehen;
• Lagerbestände und verfügbare Flächen bedarfsgerechter nutzen;
• durch Verfallsüberwachung und bedarfsgerechte Nachbestellung unnötige Vernichtungen vermeiden;
• qualifizierte Arbeitszeit stärker für klinische, pharmazeutische und patientennahe Aufgaben einsetzen.

Wie unterstützt Omnicell einen vernetzten Medikationsprozess?

Eine vernetzte Apotheke bedeutet vor allem, dass Informationen nicht an jeder Schnittstelle neu gesucht oder übertragen werden müssen. Daten zu Auftrag, Bestand, Lagerort, Entnahme und Rückgabe sollten von der zentralen Apotheke bis zur patientennahen Versorgung möglichst durchgängig verfügbar sein. Omnicell verbindet dafür Automatisierung, digitale Systeme und Services.

Station können XT Cabinets verschiedene Darreichungsformen geschützt lagern, angeforderte Arzneimittel bereitstellen und Bestandsbewegungen digital dokumentieren. In Verbindung mit MedXpert lassen sich Bestands- und Transaktionsdaten systemübergreifend einsehen. Dadurch können Informationen aus zentralen und dezentralen Bereichen zusammengeführt werden. Der Umfang dieser Transparenz hängt jedoch von den angebundenen Systemen und der jeweiligen Konfiguration ab.

Welche Konfiguration sinnvoll ist, hängt von den lokalen Prozessen, dem Sortiment, der IT-Landschaft und den jeweiligen Anforderungen ab. Deshalb sollten vor einer Einführung zuerst Ist-Abläufe, Schnittstellen, Rollen, Ausnahmefälle und messbare Ziele festgelegt werden. Omnicell bietet dafür Beratung, Schulung sowie Einführungs- und Integrationsservices an.

Den Medikationsprozess gemeinsam sicherer und transparenter gestalten

Ein sicherer Medikationsprozess entsteht nicht durch eine einzelne Maßnahme. Erst wenn klinische, pharmazeutische, pflegerische und logistische Schritte gut ineinandergreifen, werden Risiken an den Übergängen minimiert. Omnicell unterstützt Krankenhäuser dabei, Automatisierungs- und Softwarebausteine passend in diese Abläufe einzubinden und die Transparenz zwischen Apotheke und Station zu verbessern.

Entdecken Sie die Omnicell-Lösungen zur Absicherung des Medikationsprozesses. Kontaktieren Sie unser Team oder fragen Sie eine Demo der XT Series an.