Theorie ist gut, Praxis ist besser. Im Rahmen dieses White Papers wurden Mitarbeiter aus zwei deutschen Universitätskliniken zu ihren Erfahrungen mit automatisierten Medikamentenschränken interviewt. Ihre Berichte zeigen: Cabinets liefern, was sie versprechen – wenn die Einführung gut geplant ist.
Die Ausgangslage: Zwei Kliniken, ein Ziel
| Universitätsklinik A | Universitätsklinik B | |
|---|---|---|
| Anzahl Cabinets | Vier unabhängige Cabinets | Fünf unabhängige Cabinets |
| Standorte | OP, Anästhesie, Intensivstation | OP, Intensivstation, Aufwachraum |
| Verwendung | Betäubungsmittel + weitere geplant | Betäubungsmittel |
Phase 1: Die Entscheidung
In beiden Universitätskliniken kam die Idee im Rahmen eines Neubaus auf – einmal Klinikneubau, einmal OP-Neubau. In Klinik A kam der Vorschlag von der Apothekenleitung, in Klinik B aus mehreren Abteilungen.
Hauptgründe für die Anschaffung:
- Erwartete Entlastung der Pflegekräfte
- Erhöhung der Sicherheit
- Modernisierung des Medikationsmanagements
Bemerkenswert: Ökonomische Betrachtungen waren nicht ausschlaggebend. Es ging primär um Qualität und Sicherheit.
Erfolgsfaktoren:
- Vorteilhafter Zeitpunkt (Neubauplanung)
- Unbürokratische Strukturen
- Digitalisierungsaffinität im Vorstand
Phase 2: Die Vorbereitung
Schritt-für-Schritt-Plan beider Kliniken
- Größen- und Volumenauswahl der Cabinets
- Beschaffungsabteilung mit Einkauf beauftragt
- Projektplan mit Hersteller (Zeitplan, To-Dos)
- IT-Vorbereitung:
- Anpassung Schnittstellen
- Einrichten verschiedener User-Rollen (End User, Key User, SysAdmins, Admins)
- Testbetrieb
- SOP-Erstellung für Anforderung, Befüllung, Entnahme, Fehlermeldungen
- Schulung der Key User (diese schulen End User)
- Inbetriebnahme:
- Klinik A: bei 70 % geschultem Personal
- Klinik B: innerhalb von 4 Stunden mit Patientenumzug
Lessons Learned : Ein intensiver, früher Dialog mit dem Hersteller zum Abgleich von technischen Gegebenheiten mit Anforderungen von Aufsichtsbehörden und Datenschutz sowie eine großzügige Zeitplanung für Schulungen sind für eine reibungslose Einführung von Vorteil.
Phase 3: Die tägliche Nutzung
Der Medikationsworkflow heute
| Schritt | Klinik A | Klinik B |
|---|---|---|
| Anforderung | wöchentlich automatisch | manuell |
| Verordnung | digital + Papier (Schichtleitung) | digital + Papier |
| Befüllung | Apothekenpersonal | Pflegeleitung Anästhesie |
| Entnahme |
Fingerabdruck/Code |
gleich |
| Verabreichung | Papierdokumentation | Papierdokumentation |
Phase 4: Die Auswirkungen
Was die Mitarbeiter berichten
Positive Effekte:
- Einfache Führung und Handhabung – auch in Notfallsituationen
- Zeitersparnis für Stationspersonal (trotz längerer Laufwege)
- Enge Zusammenarbeit zwischen Station und Apotheke
- Hohe Sicherheit durch lückenlose Dokumentation
- Automatische Ablaufdatumprüfung und Chargennachverfolgung
- Wenig Fehlbestellungen
- Einfache Falldokumentation
Konkrete Zahlen:
- Entnahme dauert unter 10 Sekunden
- Versehentliche Fehler werden schneller erkannt
- BTM sind besser gegen Missbrauch geschützt
Phase 5: Optimierungen im laufenden Betrieb
- Regulatorische Anpassungen: Cabinets unter 1.000 kg fest verankert
- Bestandsprüfung bei Tropfen: Nicht bei jeder Entnahme, sondern bei leeren Flaschen
- Medikamentenauswahl: in den ersten Monaten optimiert
- Expansion geplant: Erweiterung auf weitere Standorte
Zukünftiges Verbesserungspotential: Die Sicherheit könnte durch eine Verknüpfung der Cabinet-Software mit der Patientenakte zusätzlich erhöht werden – Diskrepanzen zwischen entnommenen und tatsächlich verabreichten Medikamenten würden automatisch gemeldet.
Die Stimmung im Team: Von Skepsis zu Begeisterung
Nach der Eingewöhnungsphase nahm das Stationspersonal in beiden Kliniken die Umstellung mit „Begeisterung" auf. Anfangs skeptische Stimmen wurden überzeugt durch:
- Erreichte Zeitersparnis
- Durchgehend gut funktionierende Prozesse
- Ausbleiben negativer Ereignisse
Das Apothekenpersonal einer Klinik sieht positiv, dass es stärker in die Medikationsprozesse auf Station eingebunden ist – der zeitliche Mehraufwand wird durch zusätzliches Personal kompensiert.
Die wichtigsten Herausforderungen
| Herausforderung | Empfehlung |
|---|---|
| Regulatorische Anforderungen an BTM-Lagerung | Frühzeitige Abstimmung mit Behörden |
| Schulungen im Schichtbetrieb | Zeitlichen Vorlauf großzügig planen |
| Datenschutz bei biometrischen Daten | Datenschutzbeauftragten früh einbinden |
| Bestandsdokumentation flüssiger Medikamente (Tropfen) | Reduzierte Prüfintervalle definieren |
| Noch keine komplett digitalisierte Medikationskette | Schrittweise Integration anstreben |
